De ce o problemă de câteva zile poate rămâne ani întregi în contabilitatea societății
Există situații în care ai nevoie de bani, iar societatea are disponibil în cont.
Îi folosești cu gândul că este doar o soluție temporară. Vei încasa o factură, vei aduce banii înapoi și totul va reveni la normal.
În acel moment, puțini se gândesc la justificarea juridică a operațiunii.
Totuși, în mod firesc, apar întrebări:
- În baza cărui document au ieșit banii din patrimoniul societății?
- Au fost folosiți în interesul societății?
- Există documente justificative care susțin această operațiune?
De multe ori, răspunsurile se caută abia după ce banii au fost cheltuiți.
Unii antreprenori încearcă ulterior să găsească documente care să justifice ieșirea sumelor din cont. Alții înregistrează cheltuieli care nu au legătură cu activitatea societății. Există și situații în care sumele rămân ani întregi în evidența contabilă, fără ca cineva să mai știe exact ce reprezintă sau cum ar trebui închise.
Problema nu este doar contabilă.
O cheltuială efectuată în interes personal poate avea un regim fiscal diferit față de cel avut în vedere atunci când a fost înregistrată. Lipsa documentelor justificative sau justificarea formală a unor operațiuni care nu reflectă realitatea pot genera consecințe pe care antreprenorul nu le-a anticipat.
Un control fiscal aduce aceste aspecte în prim-plan. Organul fiscal va analiza documentele care justifică plata, scopul pentru care au fost utilizați banii și legătura operațiunii cu activitatea societății. Intenția de a restitui ulterior sumele nu înlocuiește justificarea operațiunii la momentul în care aceasta a fost efectuată.
În multe cazuri, totul începe cu o decizie luată din grabă și cu convingerea că situația va fi rezolvată în scurt timp. Uneori chiar este. Alteori, acea operațiune rămâne ani de zile în contabilitatea societății și reapare exact atunci când antreprenorul se așteaptă mai puțin.
Dincolo de literă
Am observat că antreprenorii nu ajung aici pentru că urmăresc să obțină un avantaj nelegal. De cele mai multe ori, încearcă să rezolve o problemă imediată. Diferența dintre o soluție și o problemă juridică o face însă modul în care este documentată operațiunea.
Ce trebuie să rețineți
✔ Banii societății trebuie utilizați și justificați potrivit legii.
✔ Orice ieșire de bani din patrimoniul societății trebuie să aibă un temei și documente justificative.
✔ Cheltuielile fără legătură cu activitatea societății pot produce consecințe fiscale.
✔ Intenția de a restitui ulterior banii nu înlocuiește justificarea juridică a operațiunii.
Iacob Constantin DRĂGAN
Avocat
Baroul București
Articol din seria „Pentru antreprenori”